時間が足りないと感じたら・・【社会人向け解決メソッド】

11月 17, 2019

時間が足りないと感じたら・・【社会人向け解決メソッド】

社会人にとって忙しさはやりがいであり、成長に繋がります。けれど、忙しさも一定レベルを超えると苦痛に変わってきます。

 

「毎日仕事に追われて時間が足りない・・」

「1日が26時間だったらな~」

 

こんな風に考えはじめた方、仕事で人生を“消耗”してしまう前にぜひ実践してみてください。

 

時間が足りない人の特徴は

時間が足りない人の特徴は

時間が足りない感覚には2種類あります。

 

  1. 楽しさから集中して、時間が足りない感覚(ポジティブ)
  2. やることに追われて、時間が足りない感覚(ネガティブ)

 

2つの中で後者の改善は急務といえるでしょう。仕事で“時間が足りない”という感覚に陥ってしまう原因として次のものが挙げられます。

 

タイムスケジュールに余裕がない

「朝一飛び込んできた仕事に、一日中ペースを乱される・・」

「何か頼まれると、追い込まれた気分になる」

 

精神衛生上よくない状態です。タイムスケジュールはカツカツではなく、一定スキマ時間を意図的に設けて気持ちの余裕を持ちましょう。

 

時間の見積りが甘い

「○○の処理にどの位の時間がかかるのか?」

 

仕事や時間に追われる人ほど、タスク毎の所要時間の把握、見積もりが甘い傾向にあります。

 

当然ながら時間がずれ込み、残業一直線となってしまいます。

 

「やりきる美学」に捉われている

根性論的に「任された仕事は一人でやりきるべし」、こんな”美学”に捉われて一人で仕事を抱え込む、そんな人は少なくありません。

 

会社は美学よりも効率と生産性を求めていることを認識する必要があります。

 

「仕事で時間が足りない人」が今日からやるべきこと

「仕事で時間が足りない人」が今日からやるべきこと

時間は万人に平等です。24時間という限らた中で最大限パフォーマンスする成功者たちは次のの習慣をもっています。

 

彼らの習慣こそ「仕事で時間が足りない」という感覚から抜け出すための解決メソッドとなります。

 

常に”前倒し”の意識をもつ

予定通り進んでいることに安心して“待ちの姿勢”になる人は意外と多くいます。仕事は常に前倒しの意識で進めます。

 

タスクによっては前倒しできないケースもありますが、この場合もスキマ時間を使って情報収集するなど時間を有効活用する習慣をつけましょう。

 

仕事と時間に追われる感覚は「ディフェンス」です。積極的に仕事をすることは「オフェンス」になります。

 

「追われる前に追いかけろ!」です。

 

タスク毎の制限時間を設ける

「時は金なり」なので、タスクには必ず時間設定をおこないます。時間の浪費はそのまま損失につながります。

 

慣れてくると設定時間と実所要時間の差がどんどん埋まってきます。

 

「作業時間 = 所要時間」という概念は捨てるべきです。

 

“過不足ない”クオリティを心がける

仕事のクオリティは高すぎても低すぎてもムダになります。

 

社内用の連絡文書やメールにクオリティを求める人はいないでしょう。テンプレート中心で大丈夫です。

 

一方で取引先やクライアントへの仕事には一定のクオリティを意識します。

 

「必要な部分に、必要な分だけ」過不足ないクオリティを意識すると、脱力できるポイントがいくつもあることに気が付きます。

 

周囲に振れる仕事はどんどん依頼する

管理職・現場職の双方にいえることですが、周囲に依頼できる仕事は積極的に振っていきましょう。

 

依頼することで周囲との接点も増えますし、進捗や問題点の共有にもなり、よいこと尽くめです。

 

「二度手間作業」をつぶしていく

コピーを取る→デスクに戻る→余白にメッセージを書く→コピー機に戻りファックスする。

 

時間が足りないと感じる人ほど、“一度で終わる仕事”を細切れにしています。

 

身の回りの「二度手間作業」を見つけて、どんどん潰していきましょう。

 

メール・メッセージアプリは決めた時間以外は開かない

メールやLINEといったメッセージアプリは決めた時間にだけ確認します。(急ぎであれば電話連絡がきますので)

 

受信したことで集中が妨げられるのでLINEの「ポップアップ表示」もオフにします。最初は不安になりますが、時間とともに周囲にもあなたのスタイルが浸透してきます。

 

メッセージは、朝一・午後一・帰り際の確認で十分です。「Yes」or「No」などすぐに答えられる返信は即座におこない“ワンアクション”で終わらせます。

 

メモは箇条書きで取る

業務中にメモを取る際は「箇条書き」で記します。その理由は、

 

  1. 速く書き留めることができる
  2. あとで読み返しやすい
  3. 要点をピックアップしやすい
  4. 資料に起こしやすい

 

じつにメリットが盛りだくさんです。

 

スマホカメラを活用する

掲示物や資料などの情報を手元に残したい時は、メモではなくスマホカメラを活用します。

一瞬で処理できて記録間違いもありません。

 

“時間をコントロールする感覚“を身につけよう

“時間をコントロールする感覚“を身につけよう

時間が足りない感覚から解放されるためのキーワードは「時短」と「効率化」です。

 

時短は急ぐことではありません。ムダを削り「生産性」をあげることです。

 

時間は追われるものではなく、コントロールするものです。ぜひ実践してみてください。